Vertrag zur Auftragsverarbeitung

nach Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Stand: 25.10.2026

zwischen dem Kunden (Verantwortlicher, im Folgenden „Auftraggeber“) und HOLUNO Moritz van Kampen, Am Hagenweg 75, 78259 Mühlhausen-Ehingen, Deutschland (Auftragsverarbeiter, im Folgenden „HOLUNO“).

§ 1 Gegenstand und Dauer

(1) HOLUNO betreibt für den Auftraggeber Webseiten, Mitgliederbereiche, Module und gegebenenfalls Online-Treffen nach dem Hauptvertrag (Allgemeine Geschäftsbedingungen und Buchung). Dabei verarbeitet HOLUNO personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers.

(2) Dieser Vertrag gilt so lange wie der Hauptvertrag und darüber hinaus, bis HOLUNO alle Daten des Auftraggebers gelöscht oder zurückgegeben hat.

§ 2 Art, Zweck und Umfang

Was	Beschreibung
Art der Verarbeitung	Speichern, Bereitstellen, Übertragen, Sichern und Löschen von Daten auf Servern in Deutschland, beim Modul Dokumente zusätzlich Texterkennung auf dem eigenen Server
Zweck	Betrieb der Webseite, des Mitgliederbereichs, der gebuchten Module und der Online-Treffen
Arten von Daten	Kontaktdaten, Zugangsdaten, Inhalte der Webseite, Anfragen über Formulare, Daten in Modulen (zum Beispiel Kunden, Rechnungen, Bestellungen), Verbindungsdaten. Bei HOLUNO Life zusätzlich Angaben, aus denen sich die Zugehörigkeit zu einer Selbsthilfegruppe und damit Gesundheitsdaten ergeben können (Art. 9 DSGVO), sowie Ton, Bild und Chat während der Online-Treffen
Betroffene Personen	Besucher der Webseite, Mitglieder, Interessierte, Kunden und Geschäftspartner des Auftraggebers, Beschäftigte und Ehrenamtliche des Auftraggebers

§ 3 Weisungen

(1) HOLUNO verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers. Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, dem Hauptvertrag und den Einstellungen, die der Auftraggeber in der Verwaltung vornimmt. Weitere Weisungen erteilt der Auftraggeber in Textform.

(2) Hält HOLUNO eine Weisung für rechtswidrig, weist HOLUNO den Auftraggeber unverzüglich darauf hin und darf die Ausführung aussetzen, bis der Auftraggeber sie bestätigt oder ändert.

(3) Ist HOLUNO gesetzlich zu einer Verarbeitung verpflichtet, teilt HOLUNO das dem Auftraggeber vorher mit, soweit das Gesetz es nicht verbietet.

§ 4 Vertraulichkeit und Zugriff

(1) HOLUNO setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

(2) HOLUNO greift auf die Daten in den Modulen und auf die Mitglieder des Auftraggebers nur zu, wenn der Auftraggeber dafür in der Verwaltung eine Freigabe erteilt hat (Support-Freigabe) oder wenn es zur Abwehr einer akuten Gefahr für die Sicherheit der Systeme unerlässlich ist. Jeder Zugriff mit Freigabe wird protokolliert, der Auftraggeber kann das Protokoll einsehen.

§ 5 Technische und organisatorische Maßnahmen

HOLUNO trifft die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 1 beschrieben sind. HOLUNO darf sie an den Stand der Technik anpassen, wenn das Schutzniveau nicht sinkt.

§ 6 Unterauftragsverarbeiter

(1) Der Auftraggeber genehmigt die in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter.

(2) Will HOLUNO einen weiteren Unterauftragsverarbeiter einsetzen oder einen ersetzen, teilt HOLUNO das mindestens vier Wochen vorher in Textform mit. Der Auftraggeber kann aus wichtigem datenschutzrechtlichen Grund widersprechen. Können sich die Parteien nicht einigen, kann der Auftraggeber den Hauptvertrag zum Zeitpunkt der Änderung kündigen.

(3) HOLUNO verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf ein Schutzniveau, das diesem Vertrag entspricht. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

§ 7 Unterstützung des Auftraggebers

(1) HOLUNO unterstützt den Auftraggeber dabei, Anfragen betroffener Personen zu beantworten (Art. 15 bis 22 DSGVO). Die meisten Anfragen kann der Auftraggeber selbst in der Verwaltung erledigen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Ausfuhr). Erreicht eine Anfrage HOLUNO, leitet HOLUNO sie unverzüglich weiter.

(2) HOLUNO unterstützt den Auftraggeber bei der Sicherheit der Verarbeitung, bei Meldungen von Verletzungen, bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung und bei der Konsultation der Aufsichtsbehörde (Art. 32 bis 36 DSGVO) mit den Informationen, die HOLUNO vorliegen.

§ 8 Verletzungen des Schutzes

HOLUNO meldet dem Auftraggeber eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, möglichst innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO. HOLUNO ergreift sofort Maßnahmen, um die Folgen zu begrenzen.

§ 9 Löschung und Rückgabe

(1) Bis zum Ende des Hauptvertrags kann der Auftraggeber alle Daten in der Verwaltung ausführen.

(2) 30 Tage nach Ende des Hauptvertrags löscht HOLUNO alle Daten des Auftraggebers. Daten in Sicherungen werden mit dem regelmäßigen Überschreiben gelöscht, spätestens nach 90 Tagen. Dokumente, die der Auftraggeber mit Löschsperre abgelegt hat, löscht HOLUNO, sobald die Sperre endet. Bis dahin bleiben sie verschlüsselt und ohne Zugriff. Auf Wunsch bestätigt HOLUNO die Löschung in Textform.

§ 10 Nachweise und Kontrollen

(1) HOLUNO stellt dem Auftraggeber die Informationen zur Verfügung, die nötig sind, um die Einhaltung dieses Vertrags nachzuweisen.

(2) Der Auftraggeber kann die Einhaltung nach rechtzeitiger Anmeldung, in der Regel mit zwei Wochen Vorlauf, während der Geschäftszeiten prüfen oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer prüfen lassen. Prüfungen dürfen den Betrieb und die Daten anderer Kunden nicht beeinträchtigen. Rechenzentren werden durch Nachweise des Betreibers geprüft, nicht vor Ort.

§ 11 Haftung

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Regeln des Hauptvertrags.

§ 12 Schlussbestimmungen

Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag dem Hauptvertrag vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht. Änderungen bedürfen der Textform.

Vertraulichkeit

• Zutritt: Die Server stehen in Rechenzentren der STRATO GmbH in Deutschland mit Zutrittskontrolle, Videoüberwachung und Sicherheitsdienst. HOLUNO hat keinen physischen Zugang.
• Zugang: Die Server sind nur per SSH mit Schlüssel erreichbar, die Anmeldung als root ist abgeschaltet. Firewalls lassen nur die nötigen Dienste zu. Mehrfache Fehlversuche führen zur Sperre.
• Zugriff in der Verwaltung: Passwörter nur als scrypt-Prüfsumme, Zwei-Faktor-Anmeldung, Begrenzung von Anmeldeversuchen, Rollen mit abgestuften Rechten (Inhaber, Redakteur, Mitglied), Sitzungen mit sicheren Cookies.
• Trennung: Jeder Kunde hat eine eigene Datenbank. Module sehen nur die Daten ihres Kunden.
• Zugriff durch HOLUNO: nur mit Support-Freigabe des Auftraggebers, protokolliert.
• Verschlüsselung: Alle Verbindungen über TLS. Geheimnisse der Kunden (zum Beispiel Passwörter von Postfächern) liegen verschlüsselt (AES-256-GCM). Dateien im Objektspeicher verschlüsselt HOLUNO vor dem Hochladen (AES-256-GCM, eigener Schlüssel je Kunde), der Anbieter des Speichers sieht nur verschlüsselte Daten. Sicherungen sind verschlüsselt.
• Texterkennung: läuft auf dem eigenen Server, kein externer Dienst bekommt die Dokumente zu sehen.

Integrität

• Protokoll sicherheitsrelevanter Vorgänge (Anmeldungen, Freigaben, Änderungen von Zugängen), 180 Tage aufbewahrt.
• Browserseitige Sicherheitsregeln (Content Security Policy und weitere Kopfzeilen) gegen eingeschleusten Code.
• Module nur mit gültiger Signatur von HOLUNO.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Tägliche verschlüsselte Sicherung je Webseite und der gesamten Plattform, zusätzlich außer Haus (STRATO HiDrive) und in einem gegen Löschen gesperrten Speicher (IONOS, Object Lock), höchstens 90 Tage.
• Abgelegte Dokumente lassen sich bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist weder ändern noch löschen, auf Wunsch zusätzlich im Objektspeicher gesperrt (Object Lock).
• Laufende Sicherheitsupdates des Betriebssystems und der Software.
• Überwachung von Speicher, Last und Erreichbarkeit.

Online-Treffen

• Eigener Konferenz-Server in Deutschland, nur über den Server der Webseite erreichbar (Tunnel), Verbindung zum Konferenz-Server mit festem Zertifikat.
• Zutritt nur mit einem Schlüssel, der zwei Minuten und nur für einen Raum gilt. Teilnahme über einen Link zum Teilen nur für ein einzelnes Treffen, die Gruppe kann den Link jederzeit ersetzen oder abschalten.
• Keine Aufzeichnung (technisch abgeschaltet). Chat nur im Arbeitsspeicher. Keine Teilnehmerlisten.
• Hintergrund weichzeichnen (freiwillig) läuft nur im Browser der teilnehmenden Person. Die Programmteile kommen vom eigenen Server, die Sicherheitsregeln der Räume lassen keine Verbindung zu fremden Servern zu.

Verfahren zur Überprüfung

• Automatische Tests der Sicherheitsfunktionen bei jedem Update, Selbsttest des Servers.
• Überprüfung dieser Maßnahmen mindestens einmal im Jahr.

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Unternehmen	Leistung	Ort der Verarbeitung
STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin	Server (Rechenzentrum), Speicher für Sicherungen (HiDrive), E-Mail-Postfächer	Deutschland
IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur	Objektspeicher für Dateien und Dokumente sowie für Sicherungen, nur verschlüsselte Daten	Deutschland (Frankfurt am Main)