Modul · Dokumente
Belege
ablegen,
nie wieder suchen.
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und alles andere an einem Ort. Hochladen oder mit dem Handy fotografieren, den Rest liest das Archiv selbst.
Funktionen
Was das Modul kann
Fotografieren
Mehrseitige Belege mit dem Handy aufnehmen, daraus wird ein PDF. Ziehen und Ablegen geht am Rechner genauso.
Liest selbst
Texterkennung auf unserem Server: Absender, Nummer, Datum, Betrag, Fälligkeit und IBAN stehen schon drin.
E-Rechnung
XRechnung und ZUGFeRD werden erkannt und lesbar angezeigt. Die XML-Datei bleibt als Original erhalten.
Sicher aufbewahrt
Abgelegt heißt festgeschrieben: bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist unveränderbar, gesperrt auch im Speicher.
Bezahlen
Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip, dann eine Sammelüberweisung als SEPA-Datei für Ihr Online-Banking.
Für den Steuerberater
Export mit Belegliste und DATEV-Buchungsstapel oder ein Link nur zum Lesen, der von selbst abläuft.
Für wen
Drei Vorlagen, ein Archiv
Firma
Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Verträge, Personal. Fristen nach HGB und AO, Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung.
Verein
Mitgliedsanträge, SEPA-Mandate, Protokolle, Satzung, Freistellungsbescheid, Spendenquittungen und Zuschüsse.
Eine Übersicht für den Vorstand: Satzung und Freistellungsbescheid mit Ablaufdatum, Protokolle nach Jahren, Mitgliedsanträge und SEPA-Mandate, Spenden, Beiträge, Kassenprüfung und Zuschüsse.
Privat
Verträge, Versicherungen, Garantien und Steuerunterlagen je Jahr. Ohne Buchhaltung, dafür mit Erinnerung, bevor eine Kündigungsfrist oder Garantie abläuft.
Passend zur Vorlage
Jede Vorlage sieht anders aus und fragt anderes
Eigene Felder
Eine Spendenquittung fragt nach dem Spender, eine Garantie nach dem Ablaufdatum. Netto und Steuer gibt es nur bei der Firma.
Fristen von selbst
Steht ein Ablaufdatum im Dokument, legt das Archiv die Erinnerung rechtzeitig vorher an.
Eigene Farbe
Firma, Verein und Privat haben je eine Farbe. So sieht jede Person gleich, in welchem Archiv sie arbeitet.
Im Zusammenspiel
Das Archiv arbeitet mit den anderen Modulen
Angebote & Rechnungen
Was Sie festschreiben, steht als PDF mit E-Rechnung im Archiv, gesperrt bis zum Ende der Frist. Die Bankverbindung für Überweisungen kommt von dort mit.
Wissensdatenbank
Eine Anleitung oder ein Formular aus dem Archiv hängt mit einem Klick an einem Artikel. Was dort hochgeladen wird, landet hier.
Kundenstamm
Steht der Absender schon in Ihrem Kundenstamm, ordnet das Archiv das Dokument ihm zu.
Fragen
Häufige Fragen zum Archiv
Ist das Archiv GoBD-tauglich?
Abgelegte Dokumente lassen sich bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist weder ändern noch löschen. Korrekturen stehen mit altem und neuem Wert im Protokoll, jede Fassung bleibt erhalten. Die Verfahrensdokumentation für Ihren Betrieb schreiben Sie mit Ihrem Steuerberater.
Liest eine KI meine Belege?
Nein. Die Texterkennung läuft auf unserem eigenen Server, kein fremder Dienst bekommt die Dateien zu sehen.
Wo liegen die Dateien?
Verschlüsselt in einem Speicher in Frankfurt am Main. Der Anbieter des Speichers sieht nur unlesbare Daten.
Was passiert bei einer gefälschten Rechnung mit neuer IBAN?
Weicht die IBAN von früheren Rechnungen desselben Lieferanten ab, warnt das Archiv deutlich. Wird sie nach der Freigabe geändert, fällt die Freigabe weg.
Überweist das Archiv selbst?
Nein. Es erstellt eine SEPA-Datei, die Sie im Online-Banking hochladen und dort mit TAN freigeben.
Wie viel Platz habe ich?
Jede Webseite hat ab Werk 500MB, das reicht für viele tausend Belege. Wird es knapp, buchen Sie in der Verwaltung mehr Speicher dazu.